Guida pratica

Come tenere traccia delle spese: quaderno, Excel o app?

Tempo di lettura: 6 minuti · Aggiornato a ottobre 2026

Quasi tutti, prima o poi, decidono di segnare le spese. E quasi tutti smettono dopo due o tre settimane. Di solito non è mancanza di volontà: è che il metodo scelto chiedeva più fatica di quella che la giornata concede. Qui trovi i tre modi più usati, cosa danno e cosa chiedono in cambio, e un criterio semplice per scegliere.

Prima la regola che vale per tutti

Qualunque strumento tu scelga, funziona solo se segni la spesa quando la fai, non la sera a memoria. A memoria si ricordano le spese grandi e si perdono quelle piccole, che sono proprio quelle che non sai dove sono finite. Il metodo giusto è quello che ti permette di farlo in pochi secondi, ovunque ti trovi.

1. Quaderno o note del telefono

Come funziona: scrivi data, importo e due parole di descrizione.

• Pregi: si comincia subito, non c'è niente da imparare, scrivere a mano fa riflettere sulla spesa.
• Limiti: i totali vanno fatti a mano. Dopo un mese hai un elenco, non una risposta: per sapere quanto è andato in cibo o in trasporti devi rifare i conti ogni volta.
• Per chi va bene: per chi vuole provare un mese e capire se l'abitudine regge.

2. Foglio di calcolo (Excel, Google Sheets)

Come funziona: una riga per spesa, con colonne per data, importo, categoria e descrizione; le somme le fa il foglio.

• Pregi: lo costruisci come vuoi, i totali per categoria e per mese sono automatici, i dati restano tuoi in un file.
• Limiti: da telefono è scomodo, quindi si finisce per rimandare a casa (e a memoria). Le categorie vanno scritte sempre uguali, altrimenti le somme si spezzano. E il foglio calcola, ma non ti fa notare nulla: se una spesa torna ogni mese o sta crescendo, devi accorgertene tu.
• Per chi va bene: per chi ha dimestichezza con le formule e si siede volentieri al computer una volta a settimana.

3. App dedicata

Come funziona: inserisci la spesa dal telefono; l'app la mette in una categoria e aggiorna da sola totali e grafici.

• Pregi: è sempre in tasca, quindi segni sul momento. I conti sono già fatti. Le app più complete riconoscono le spese che tornano e ti mostrano come cambiano le tue abitudini nel tempo.
• Limiti: devi fidarti di chi custodisce i dati, quindi conviene guardare dove stanno i server e se puoi esportare o cancellare tutto. Alcune app chiedono di collegare il conto in banca: comodo, ma non a tutti va bene. Esistono app che non lo chiedono.
• Per chi va bene: per chi vuole continuare oltre il primo mese senza rifare i conti a mano.

Come scegliere

Fatti tre domande, in quest'ordine:

1. Dove sono quando spendo? Se sei quasi sempre fuori casa, ti serve qualcosa che stia nel telefono.
2. Quanto tempo voglio dedicarci a settimana? Se la risposta è «il meno possibile», scarta ciò che richiede somme a mano.
3. Cosa voglio sapere alla fine? Se ti basta il totale del mese, va bene tutto. Se vuoi capire dove e perché, ti servono categorie e confronti tra un mese e l'altro.

E se parto da zero ma ho già mesi di movimenti in banca?

Non devi riscriverli. La banca ti permette di scaricare l'elenco dei movimenti in un file: qui spieghiamo come si fa e come usarlo. Con un foglio di calcolo lo apri direttamente; con MoneyFlow lo carichi e ti ritrovi lo storico già dentro.

Come lo fa MoneyFlow

MoneyFlow è un'app del terzo tipo, pensata per togliere i due attriti più comuni. Il primo è la categoria: mentre scrivi la descrizione, l'app te ne propone una e la ricorda per la volta successiva. Il secondo è la partenza: puoi importare i movimenti da un file della banca invece di inserirli uno per uno. Non devi collegare il conto e non dai credenziali a nessuno.

Domande frequenti