Guía práctica

Cómo llevar el control de tus gastos: ¿libreta, Excel o app?

Tiempo de lectura: 6 minutos · Actualizado en octubre de 2026

Casi todo el mundo decide, tarde o temprano, apuntar lo que gasta. Y casi todo el mundo lo deja a las dos o tres semanas. Rara vez es falta de voluntad: el método pedía más esfuerzo del que permite un día normal. Aquí tienes las tres formas más habituales, qué te da cada una, qué te pide a cambio y un criterio sencillo para elegir.

Antes, la regla que vale para todas

Elijas la herramienta que elijas, solo funciona si apuntas el gasto cuando lo haces, no de memoria por la noche. La memoria conserva las compras grandes y pierde las pequeñas, que son justo las que luego no sabes dónde fueron. El método adecuado es el que te deja hacerlo en pocos segundos, estés donde estés.

1. Libreta o notas del móvil

Cómo funciona: escribes la fecha, el importe y dos palabras de descripción.

• Ventajas: empiezas ya, no hay nada que aprender y escribir a mano te hace pensar en la compra.
• Límites: los totales son manuales. Al cabo de un mes tienes una lista, no una respuesta: para saber cuánto se fue en comida o transporte hay que volver a sumar cada vez.
• Para quién: para quien quiere probar un mes y ver si el hábito aguanta.

2. Hoja de cálculo (Excel, Google Sheets)

Cómo funciona: una fila por gasto, con columnas de fecha, importe, categoría y descripción; las sumas las hace la hoja.

• Ventajas: la construyes a tu manera, los totales por categoría y por mes son automáticos y los datos son tuyos, en un archivo.
• Límites: desde el móvil es incómoda, así que acabas dejándolo para casa (y de memoria). Las categorías hay que escribirlas siempre igual o las sumas se parten. Y la hoja calcula, pero no te avisa de nada: si un gasto vuelve cada mes o va creciendo, tienes que darte cuenta tú.
• Para quién: para quien se maneja con las fórmulas y se sienta a gusto al ordenador una vez por semana.

3. Una app dedicada

Cómo funciona: introduces el gasto desde el móvil; la app lo pone en una categoría y actualiza sola totales y gráficos.

• Ventajas: siempre la llevas encima, así que apuntas en el momento. Las cuentas ya están hechas. Las apps más completas reconocen los gastos que se repiten y te muestran cómo cambian tus hábitos con el tiempo.
• Límites: tienes que fiarte de quien guarda los datos, así que conviene mirar dónde están los servidores y si puedes exportarlo o borrarlo todo. Algunas apps piden conectar la cuenta del banco: cómodo, pero no para todos. Hay apps que no lo piden.
• Para quién: para quien quiere seguir más allá del primer mes sin rehacer las cuentas a mano.

Cómo elegir

Hazte tres preguntas, en este orden:

1. ¿Dónde estoy cuando gasto? Si casi siempre estás fuera de casa, necesitas algo que viva en el móvil.
2. ¿Cuánto tiempo quiero dedicarle a la semana? Si la respuesta es «lo menos posible», descarta lo que exija sumar a mano.
3. ¿Qué quiero saber al final? Si te basta el total del mes, vale cualquier cosa. Si quieres entender dónde y por qué, necesitas categorías y comparar un mes con otro.

¿Y si empiezo de cero pero el banco ya tiene meses de movimientos?

No hace falta volver a escribirlos. Tu banco te deja descargar la lista de movimientos en un archivo: aquí explicamos cómo conseguirlo y usarlo. Una hoja de cálculo lo abre directamente; con MoneyFlow lo subes y ya tienes el historial dentro.

Cómo lo hace MoneyFlow

MoneyFlow es una app del tercer tipo, pensada para quitar los dos roces más habituales. El primero es la categoría: mientras escribes la descripción, la app te propone una y la recuerda la próxima vez. El segundo es el arranque: puedes importar los movimientos desde un archivo del banco en lugar de introducirlos uno a uno. No conectas la cuenta ni le das credenciales a nadie.

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